Definisi
Warkah adalah kumpulan dokumen yang menjadi dasar dilakukannya pendaftaran tanah atau pencatatan perubahan data pertanahan di Kantor Pertanahan. Setiap bidang tanah yang sudah terdaftar memiliki bundel warkahnya sendiri, disimpan terpisah dari sertifikat yang dipegang pemilik tanah. Bisa dibilang, kalau sertifikat adalah “hasil akhir”, warkah adalah seluruh berkas proses yang melahirkan hasil akhir itu.
Isi warkah bergantung pada jenis permohonan yang pernah diajukan atas bidang tanah tersebut. Untuk pendaftaran pertama kali, warkah biasanya berisi surat permohonan, fotokopi identitas pemohon, bukti penguasaan fisik seperti girik atau surat keterangan tanah, berita acara pemeriksaan tanah oleh panitia pemeriksa, dan bukti pengumuman. Untuk peralihan hak lewat jual beli, warkah menyimpan akta jual beli dari PPAT beserta bukti pelunasan pajak. Untuk pembebanan hak tanggungan, warkah menyimpan akta pemberian hak tanggungan.
Karena sifatnya sebagai arsip riwayat, warkah menjadi rujukan paling dipercaya ketika ada perselisihan mengenai keabsahan sertifikat. Kalau ada dugaan sertifikat cacat prosedur atau diterbitkan berdasarkan data palsu, penelusuran biasanya dimulai dari warkah, bukan dari sertifikat itu sendiri.
Dasar Hukum
Ketentuan mengenai warkah diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, yang menempatkan warkah sebagai salah satu dokumen negara bersama buku tanah, surat ukur, dan daftar-daftar lain yang dikelola Kantor Pertanahan. Warkah diberi nomor pengenal yang sama dengan nomor buku tanah sehingga keduanya bisa saling ditelusuri.
Peraturan turunannya mengatur lebih lanjut bahwa dokumen-dokumen yang telah dipakai sebagai alat pembuktian dalam proses pendaftaran wajib disimpan oleh Kantor Pertanahan atau di tempat lain yang ditetapkan oleh Menteri, dan sifatnya sebagai daftar umum berarti warkah pada dasarnya bisa diakses pihak yang berkepentingan, meski aksesnya tidak sebebas mengecek sertifikat karena menyangkut data pribadi dan riwayat kepemilikan.
Jenis-Jenis Dokumen dalam Warkah
Warkah bukan satu dokumen tunggal, melainkan bundel yang isinya berbeda-beda tergantung riwayat bidang tanah. Beberapa jenis dokumen yang lazim ditemukan:
- Surat permohonan pendaftaran dan formulir isian yang diisi pemohon.
- Bukti penguasaan fisik sebelumnya, seperti girik, petuk, letter C, atau surat keterangan dari kelurahan/desa.
- Berita acara pemeriksaan tanah dari Panitia A atau Panitia B, termasuk hasil pengukuran dan kesaksian batas.
- Bukti pengumuman, yang menunjukkan bahwa proses pendaftaran sudah melalui masa sanggah tanpa keberatan.
- Akta-akta PPAT untuk setiap peralihan hak yang pernah terjadi, seperti jual beli, hibah, atau warisan.
- Surat keputusan pemberian hak dari pejabat berwenang, kalau tanah berasal dari tanah negara.
Semakin sering bidang tanah berpindah tangan atau berubah status haknya, semakin tebal pula bundel warkahnya, karena setiap peristiwa hukum menambah dokumen baru ke dalamnya.
Ilustrasi Kasus
Sari membeli sebidang tanah di pinggiran Bandung dari seseorang yang mengaku sebagai pemilik sah berdasarkan sertifikat yang terlihat asli. Belakangan, muncul pihak lain yang mengklaim tanah yang sama berdasarkan girik lama milik keluarganya. Untuk menelusuri siapa yang berhak, pengadilan meminta Kantor Pertanahan membuka warkah dari sertifikat yang dipegang Sari. Dari situ ditemukan bahwa surat keterangan tanah yang dijadikan dasar penerbitan sertifikat ternyata tidak sesuai dengan riwayat penguasaan yang sebenarnya tercatat di kelurahan, sehingga sertifikat itu akhirnya dinyatakan cacat prosedur oleh hakim.
Di kasus lain yang lebih sederhana, Pak Anwar ingin memecah sertifikat tanah warisan orang tuanya menjadi tiga bagian untuk dibagi ke anak-anaknya. Kantor Pertanahan meminta warkah asal sertifikat induk untuk memastikan tidak ada catatan sengketa atau blokir sebelum proses pemecahan disetujui.
Ke Mana Harus Mengurus
Permintaan untuk melihat atau menelusuri warkah diajukan langsung ke Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota tempat bidang tanah terdaftar, bukan ke kantor wilayah BPN provinsi. Untuk keperluan pribadi seperti pengecekan sebelum jual beli, biasanya cukup mengajukan permohonan informasi pertanahan disertai bukti kepentingan, misalnya kuasa dari calon pembeli atau surat dari notaris/PPAT. Untuk keperluan hukum seperti sengketa di pengadilan, permintaan warkah biasanya datang lewat surat resmi pengadilan atau kuasa hukum yang menangani perkara.
Prosesnya tidak instan. Karena banyak Kantor Pertanahan masih dalam tahap digitalisasi arsip lama, mencari warkah yang sudah berumur puluhan tahun kadang memakan waktu beberapa minggu, apalagi kalau arsip fisiknya sempat berpindah lokasi penyimpanan atau rusak dimakan usia.
Biaya untuk mengajukan permohonan informasi pertanahan yang menyertakan penelusuran warkah relatif kecil dibanding biaya notaris atau pengurusan sertifikat, karena sifatnya hanya administratif. Yang lebih menentukan justru waktu tunggu, sehingga sebaiknya diajukan jauh-jauh hari sebelum tenggat transaksi atau persidangan, bukan mepet di detik-detik terakhir.
Kesalahpahaman Umum
Banyak orang mengira warkah sama dengan sertifikat, padahal keduanya berbeda fungsi. Sertifikat adalah dokumen yang dipegang pemilik sebagai bukti hak, sedangkan warkah adalah arsip proses yang disimpan negara di Kantor Pertanahan dan tidak pernah diserahkan ke pemilik tanah. Anggapan lain yang keliru adalah bahwa warkah bisa diakses bebas oleh siapa saja seperti membaca buku telepon. Kenyataannya, karena warkah memuat data pribadi dan riwayat kepemilikan yang bisa disalahgunakan, aksesnya tetap dibatasi hanya untuk pihak yang punya kepentingan sah, dan permintaannya harus melalui prosedur resmi di Kantor Pertanahan.
Ada juga yang beranggapan bahwa kalau warkah “hilang” atau rusak, otomatis sertifikat menjadi tidak sah. Padahal sertifikat yang sudah terbit tetap berlaku sebagai alat bukti kuat selama tidak dibatalkan oleh putusan pengadilan atau keputusan pejabat berwenang, meskipun warkah yang menjadi dasar penerbitannya sulit ditemukan kembali.
Terakhir, tidak sedikit yang menyamakan warkah dengan berkas pribadi yang bisa diminta kembali oleh pemohon setelah proses pendaftaran selesai. Sebenarnya begitu diserahkan sebagai lampiran permohonan, dokumen-dokumen itu menjadi bagian dari arsip negara dan tidak dikembalikan, sehingga pemohon sebaiknya menyimpan salinan atau fotokopi setiap dokumen penting sebelum diserahkan ke Kantor Pertanahan.