Definisi
Salinan akta adalah reproduksi kata demi kata dari keseluruhan isi akta notaris (minuta akta) yang diberikan kepada para pihak yang namanya tercantum dalam akta, sebagai bukti bahwa akta tersebut memang benar telah dibuat dan ditandatangani di hadapan notaris. Berdasarkan Pasal 1 angka 9 UU No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, salinan akta memuat seluruh isi akta apa adanya, dan pada bagian bawahnya wajib tercantum frasa “diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya” beserta tanda tangan dan cap notaris yang bersangkutan.
Dokumen ini penting dipahami karena bagi kebanyakan orang, salinan akta inilah satu-satunya bentuk fisik dari transaksi hukum yang mereka lakukan di hadapan notaris — mulai dari pendirian perusahaan, jual beli properti, hingga pembuatan surat kuasa. Lembar asli akta (minuta akta) tidak pernah diberikan kepada para pihak; ia disimpan permanen oleh notaris sebagai arsip negara. Yang beredar dan dipegang para pihak selamanya adalah salinannya.
Meski istilahnya terdengar seperti “fotokopi biasa,” salinan akta punya kekuatan hukum yang jauh lebih tinggi. Ia dibuat dan disahkan langsung oleh notaris berdasarkan minuta yang tersimpan, bukan sekadar hasil penggandaan mekanis, sehingga keasliannya bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.
Dasar Hukum
Ketentuan pokok tentang salinan akta diatur dalam Pasal 1 angka 9 UU No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, yang mendefinisikan salinan akta secara tegas sebagai salinan kata demi kata dari seluruh akta. Pasal 54 UU yang sama membatasi kepada siapa saja notaris boleh memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi akta maupun salinannya — yaitu terbatas pada orang yang berkepentingan langsung pada akta, ahli warisnya, atau orang yang memperoleh hak dari akta tersebut. Pembatasan ini penting untuk menjaga kerahasiaan transaksi para pihak dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
Notaris memiliki kewajiban jabatan untuk menerbitkan salinan akta kepada para pihak yang berhak begitu akta ditandatangani, dan salinan ini pada dasarnya bisa diminta ulang kapan saja oleh pihak yang berhak, meski aktanya sudah dibuat bertahun-tahun sebelumnya, selama minuta aslinya masih tersimpan di kantor notaris yang bersangkutan atau sudah diserahterimakan ke notaris pengganti maupun penerima protokol.
Jenis-Jenis Turunan Akta
Selain salinan akta, ada beberapa jenis turunan akta lain yang sering tertukar pemahamannya:
- Salinan akta — reproduksi kata demi kata seluruh isi akta, diberikan kepada para pihak untuk keperluan umum seperti pengurusan izin, pendaftaran, atau bukti transaksi.
- Grosse akta — salinan akta yang secara khusus memuat irah-irah “Demi Keadilan Berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa,” memberinya kekuatan eksekutorial layaknya putusan pengadilan, biasanya diterbitkan untuk akta pengakuan utang.
- Kutipan akta — hanya memuat bagian-bagian tertentu dari akta, bukan keseluruhan isinya, biasa digunakan untuk keperluan spesifik seperti akta kelahiran atau akta perkawinan yang diterbitkan dinas kependudukan.
Perbedaan paling mencolok antara salinan akta dan grosse akta adalah kekuatan eksekutorialnya. Salinan akta biasa hanya berfungsi sebagai alat bukti; kalau ada sengketa, pihak yang memegangnya tetap harus mengajukan gugatan biasa ke pengadilan. Grosse akta, sebaliknya, bisa langsung dieksekusi tanpa melalui proses gugatan penuh, karena kedudukannya disamakan dengan putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap.
Ke Mana Harus Mengurus
Untuk memperoleh salinan akta, para pihak yang berkepentingan cukup mendatangi kantor notaris yang membuat akta tersebut, dengan membawa identitas diri yang sesuai dengan nama dalam akta. Kalau notaris yang bersangkutan sudah pensiun, pindah wilayah kerja, atau meninggal dunia, minuta akta beserta kewenangan menerbitkan salinannya akan beralih ke notaris pengganti yang ditunjuk secara resmi, atau ke Majelis Pengawas Notaris setempat yang menyimpan protokol notaris tersebut.
Biaya penerbitan salinan akta relatif terjangkau dan biasanya sudah termasuk dalam honorarium jasa notaris saat akta pertama kali dibuat, meski untuk salinan tambahan atau salinan pengganti (karena hilang atau rusak) biasanya dikenakan biaya administrasi tersendiri sesuai kebijakan masing-masing kantor notaris. Waktu pengurusannya umumnya cepat, bisa selesai dalam hitungan hari kerja selama minuta aktanya masih tersedia dan tidak dalam status sengketa.
Ilustrasi Kasus
Setelah menandatangani akta pendirian perseroan terbatas di hadapan notaris, Bu Sari dan dua rekan bisnisnya menerima masing-masing satu salinan akta pendirian. Dokumen ini kemudian menjadi syarat wajib untuk mengurus pengesahan badan hukum di Kementerian Hukum dan HAM, membuka rekening bank atas nama perusahaan, serta mengurus izin usaha di instansi terkait.
Dua tahun kemudian, salah satu rekan bisnis Bu Sari kehilangan salinan aktanya akibat kebakaran di rumahnya. Ia mengajukan permohonan kepada notaris yang sama untuk diterbitkan salinan akta pengganti. Karena minuta akta pendirian masih tersimpan lengkap di kantor notaris tersebut, salinan baru bisa diterbitkan tanpa kendala berarti, hanya memerlukan waktu beberapa hari kerja dan biaya administrasi tambahan yang tidak seberapa dibanding biaya jika harus membuat akta pendirian dari awal.
Kesalahpahaman Umum
Banyak orang mengira salinan akta yang mereka pegang adalah “akta asli,” padahal akta asli (minuta) tidak pernah beredar dan selamanya disimpan notaris. Kekeliruan ini kadang membuat orang panik berlebihan saat salinannya hilang, seolah-olah bukti transaksinya lenyap selamanya — padahal salinan pengganti bisa diminta ulang kapan saja selama minutanya masih tersimpan.
Kesalahpahaman lain adalah menganggap salinan akta yang difotokopi sendiri dari salinan asli memiliki kekuatan hukum yang sama. Padahal untuk keperluan hukum yang membutuhkan keaslian, seperti pendaftaran di instansi pemerintah, biasanya tetap diminta salinan asli yang diterbitkan langsung oleh notaris, bukan hasil fotokopi biasa, karena fotokopi tidak memuat tanda tangan dan cap basah notaris pada setiap lembarnya.