Definisi
Tanda tangan elektronik adalah informasi elektronik yang dilekatkan pada dokumen elektronik dan berfungsi sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Fungsinya sama dengan tanda tangan basah: menunjukkan siapa yang menyetujui dan bahwa isi dokumen itu memang yang disetujui.
Yang sering disalahpahami, tanda tangan elektronik bukan gambar tanda tangan. Foto coretan tanda tangan yang ditempel ke berkas PDF secara hukum kedudukannya lemah, karena gambar itu bisa disalin ke dokumen mana pun tanpa jejak. Yang dinilai undang-undang bukan bentuk visualnya, melainkan apakah tanda tangan itu terikat pada satu dokumen tertentu dan pada satu orang tertentu.
Karena itu, pertanyaan yang benar bukan “apakah tanda tangan elektronik sah”, tetapi “tanda tangan elektronik yang mana”. Jawabannya menentukan seberapa kuat posisi Anda kalau dokumen itu dibantah di pengadilan.
Jenis-Jenis
Peraturan pelaksana UU ITE membagi tanda tangan elektronik menjadi dua kategori:
Tanda tangan elektronik tersertifikasi. Dibuat memakai sertifikat elektronik yang diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik terdaftar di Indonesia. Identitas penanda tangan diverifikasi lebih dulu, biasanya dengan pencocokan data kependudukan dan pengenalan wajah. Setiap perubahan isi dokumen setelah ditandatangani akan terdeteksi.
Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi. Dibuat tanpa sertifikat dari penyelenggara terdaftar. Termasuk di sini persetujuan lewat kode sekali pakai, klik tombol “saya setuju”, sampai gambar tanda tangan yang disisipkan.
Keduanya diakui undang-undang. Bedanya ada pada beban pembuktian. Untuk yang tersertifikasi, keaslian dianggap melekat sehingga pihak yang membantah harus membuktikan sebaliknya. Untuk yang tidak tersertifikasi, pihak yang mengandalkan dokumen itulah yang harus membuktikan bahwa tanda tangannya memang dibuat oleh orang yang bersangkutan.
Syarat Agar Sah dan Mengikat
- Data pembuatan tanda tangan hanya terkait kepada penanda tangan. Bukan kunci bersama satu kantor.
- Data itu berada dalam kuasa penanda tangan saat penandatanganan. Inilah alasan berbagi kata sandi akun tanda tangan elektronik berbahaya secara hukum.
- Segala perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui. Dokumen yang bisa diedit tanpa jejak gagal memenuhi syarat ini.
- Segala perubahan terhadap informasi terkait tanda tangan juga dapat diketahui.
- Ada cara untuk mengetahui identitas penanda tangan.
- Ada cara untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan atas isi dokumen yang ditandatanganinya.
Enam syarat ini kumulatif. Kegagalan pada satu syarat tidak otomatis membatalkan perjanjiannya, tetapi membuat tanda tangannya mudah dibantah.
Praktik di Pengadilan
Di persidangan, dokumen elektronik dan hasil cetaknya adalah alat bukti yang sah dan merupakan perluasan alat bukti dalam hukum acara. Namun yang menentukan bukan status alat buktinya, melainkan seberapa meyakinkan keasliannya.
Hakim biasanya memeriksa tiga hal. Pertama, laporan audit tanda tangan yang menunjukkan waktu penandatanganan, alamat IP, dan metode verifikasi identitas. Kedua, keutuhan dokumen — apakah berkas yang diajukan sama persis dengan yang ditandatangani. Ketiga, kaitan antara identitas penanda tangan dengan orang yang hadir di persidangan.
Gambarannya begini. Sebuah perusahaan menggugat mitranya karena tidak membayar tagihan Rp480 juta. Mitra membantah pernah menandatangani perjanjiannya. Perusahaan mengajukan berkas asli perjanjian beserta laporan audit yang menunjukkan penandatanganan dilakukan setelah verifikasi wajah dan pencocokan data kependudukan. Bantahan itu runtuh bukan karena dokumennya elektronik, melainkan karena jejak verifikasinya lengkap. Kalau yang dipakai hanya gambar tanda tangan tempel, hasilnya bisa berbeda.
Karena itu, mencetak dokumen bertanda tangan elektronik lalu mengajukan hasil cetaknya saja adalah kesalahan yang sering terjadi. Nilai buktinya justru ada pada berkas aslinya, bukan pada kertasnya. Simpan berkas asli beserta laporan auditnya, dan hindari mengubah nama atau memampatkan berkas tersebut.
Dokumen yang Tidak Bisa Memakai Tanda Tangan Elektronik
UU ITE sendiri mengecualikan beberapa jenis dokumen dari lingkup dokumen elektronik, yaitu surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk tertulis, serta surat beserta dokumennya yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.
Dalam praktik, kelompok yang perlu diperhatikan:
- Akta yang menurut undang-undang harus dibuat notaris atau pejabat pembuat akta tanah, misalnya akta jual beli tanah.
- Surat wasiat dan dokumen keperdataan lain yang undang-undangnya mensyaratkan bentuk tertulis tertentu.
- Surat berharga yang keabsahannya bergantung pada bentuk fisiknya.
- Dokumen yang aturan sektoralnya secara tegas mensyaratkan tanda tangan basah.
Di luar kelompok itu, perjanjian kerja, perjanjian kerja sama, surat kuasa umum, faktur, dan dokumen bisnis sehari-hari dapat ditandatangani secara elektronik.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah tanda tangan hasil pindaian yang ditempel ke PDF itu sah? Ia termasuk tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi. Perjanjiannya tetap bisa mengikat, tetapi kalau dibantah, Andalah yang harus membuktikan bahwa yang menempelkan gambar itu memang orang yang bersangkutan. Untuk dokumen bernilai besar, ini posisi yang lemah.
Apakah persetujuan lewat klik tombol mengikat? Bisa, terutama untuk transaksi konsumen, sepanjang tercatat siapa yang menyetujui, kapan, dan atas dokumen versi mana.
Apakah tanda tangan elektronik dari penyedia luar negeri diakui? Undang-undang tidak melarangnya, tetapi kedudukan istimewa sebagai tanda tangan tersertifikasi hanya melekat pada sertifikat yang diterbitkan penyelenggara terdaftar di Indonesia. Untuk perjanjian yang akan disengketakan di pengadilan Indonesia, penyedia terdaftar jauh lebih aman.
Apa yang harus disimpan setelah menandatangani? Berkas asli, laporan auditnya, dan salinan cadangan di tempat kedua. Jangan menyimpan hasil cetaknya saja.
Bagaimana kalau akun tanda tangan saya dipakai orang lain? Segera laporkan ke penyelenggara sertifikasi untuk pencabutan sertifikat, dan buat laporan polisi. Penyalahgunaannya dapat menyentuh rumusan akses ilegal dan pemalsuan dalam UU ITE.