Definisi
Surat pengangkatan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan pengusaha untuk menetapkan bahwa seseorang secara sah diangkat sebagai pekerja tetap, atau dalam istilah hukum disebut Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Surat ini wajib dibuat khususnya apabila perjanjian kerja antara pekerja dan pengusaha semula hanya disepakati secara lisan, tanpa dokumen tertulis.
Bagi pekerja, surat pengangkatan berfungsi sebagai bukti konkret status kepegawaiannya, sekaligus dasar untuk menuntut hak-hak yang melekat pada status pekerja tetap, seperti pesangon jika terjadi PHK di kemudian hari.
Istilah lain yang sering dipakai bergantian dengan surat pengangkatan adalah “surat keputusan” atau SK karyawan, terutama di perusahaan menengah dan besar yang punya sistem administrasi kepegawaian formal. Meski istilahnya berbeda, fungsinya pada dasarnya sama: menetapkan secara tertulis status, jabatan, dan hak dasar seorang pekerja.
Dasar Hukum
Kewajiban membuat surat pengangkatan diatur dalam Pasal 63 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pasal ini secara khusus mengatur situasi ketika perjanjian kerja waktu tidak tertentu dibuat secara lisan — sesuatu yang lazim terjadi di banyak usaha kecil dan menengah di Indonesia, di mana pekerja mulai bekerja hanya berdasarkan kesepakatan verbal dengan pemilik usaha.
Dalam situasi seperti ini, undang-undang tetap mewajibkan pengusaha menerbitkan surat pengangkatan yang memuat sekurang-kurangnya nama dan alamat pekerja, tanggal mulai bekerja, jenis pekerjaan, dan besaran upah. Kewajiban ini melindungi pekerja dari ketidakjelasan status, sekaligus memberi bukti tertulis yang bisa dipakai jika terjadi sengketa di kemudian hari.
Isi dan Komponen Surat
Agar sah dan berguna sebagai bukti hukum, surat pengangkatan idealnya memuat:
- Identitas pekerja — nama lengkap dan alamat sesuai kartu identitas.
- Tanggal mulai bekerja — penting untuk menghitung masa kerja, yang berpengaruh pada perhitungan cuti tahunan hingga pesangon.
- Jenis dan uraian pekerjaan — jabatan serta gambaran tanggung jawab utama.
- Besaran upah — nominal upah pokok dan komponen lain yang disepakati.
- Tanda tangan pengusaha atau pejabat berwenang — sebagai bukti keabsahan dokumen.
Meski undang-undang hanya mensyaratkan komponen minimum tersebut, banyak perusahaan menambahkan informasi lain seperti lokasi penempatan kerja, jam kerja, dan fasilitas yang diberikan agar surat ini juga berfungsi sebagai rujukan administratif sehari-hari.
Perbedaan dengan Perjanjian Kerja Tertulis
Surat pengangkatan sering disamakan dengan perjanjian kerja tertulis, padahal fungsinya sedikit berbeda. Perjanjian kerja tertulis biasanya berisi kesepakatan dua arah yang ditandatangani kedua pihak — pekerja dan pengusaha — memuat hak dan kewajiban lebih rinci termasuk klausul kerahasiaan atau larangan kompetisi. Surat pengangkatan lebih bersifat pemberitahuan resmi dan penetapan sepihak dari pengusaha yang menyatakan status kepegawaian seseorang, biasanya dipakai justru ketika perjanjian awal hanya disepakati lisan.
Dalam praktiknya, kedua dokumen ini bisa saling melengkapi. Sebuah perusahaan bisa saja punya perjanjian kerja tertulis di awal, lalu menerbitkan surat pengangkatan terpisah saat pekerja lulus masa percobaan dan resmi berstatus pekerja tetap.
Ilustrasi
Fajar mulai bekerja di sebuah bengkel las hanya berdasarkan kesepakatan lisan dengan pemilik usaha, tanpa kontrak tertulis apa pun. Setelah bekerja enam bulan dan dinyatakan layak menjadi karyawan tetap, pemilik bengkel menerbitkan surat pengangkatan yang mencantumkan tanggal mulai kerja, jabatan sebagai teknisi, dan besaran upah bulanan. Surat ini kemudian menjadi bukti penting bagi Fajar saat mengajukan kartu BPJS Ketenagakerjaan dan pinjaman ke bank.
Situasi berbeda dialami Lestari, yang sudah bekerja dua tahun di sebuah toko tanpa pernah menerima surat pengangkatan maupun kontrak tertulis. Ketika ia diberhentikan sepihak, ia kesulitan membuktikan status dan masa kerjanya. Untungnya slip gaji dan riwayat transfer bank bisa dipakai sebagai bukti pendukung adanya hubungan kerja, meski proses pembuktiannya jadi lebih rumit dibanding jika sejak awal ada surat pengangkatan.
Konsekuensi Jika Tidak Dibuat
Kalau pengusaha tidak membuat surat pengangkatan padahal perjanjian kerjanya hanya lisan, hal ini tidak membuat hubungan kerja jadi tidak sah — hubungan kerja tetap dianggap ada selama unsur-unsur pekerjaan, upah, dan perintah terpenuhi. Namun ketiadaan surat pengangkatan membuat pekerja lebih sulit membuktikan detail seperti tanggal mulai kerja yang pasti atau besaran upah yang disepakati saat terjadi sengketa, sehingga posisi pekerja jadi lebih lemah dibanding jika ada dokumen tertulis resmi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah surat pengangkatan wajib untuk semua jenis pekerja? Kewajiban ini khusus berlaku untuk pekerja tetap (PKWTT) yang perjanjian kerjanya dibuat secara lisan. Untuk pekerja kontrak (PKWT), yang dipersyaratkan justru perjanjian kerja tertulis sejak awal.
Bisakah pekerja meminta surat pengangkatan jika belum pernah diberikan? Bisa. Pekerja berhak mengajukan permintaan tertulis kepada pengusaha, dan jika ditolak tanpa alasan jelas, bisa melapor ke dinas ketenagakerjaan setempat.
Apakah surat pengangkatan bisa dijadikan bukti di pengadilan? Bisa, surat pengangkatan termasuk alat bukti tertulis yang sah untuk menunjukkan status kepegawaian, tanggal mulai kerja, dan besaran upah dalam sengketa ketenagakerjaan.
Apakah surat pengangkatan berlaku juga untuk pekerja yang naik jabatan? Praktik ini berbeda dari surat pengangkatan awal. Kenaikan jabatan biasanya diformalkan lewat surat keputusan promosi atau mutasi tersendiri, bukan surat pengangkatan yang menandai status pertama sebagai pekerja tetap.
Siapa yang berwenang menandatangani surat pengangkatan? Umumnya pemilik usaha, direktur, atau pejabat yang secara internal diberi kewenangan menandatangani dokumen kepegawaian, tergantung struktur organisasi masing-masing perusahaan.