Definisi
Surat referensi kerja adalah dokumen yang diberikan pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja saat hubungan kerja berakhir, berisi keterangan tentang identitas pekerja, jabatan, masa kerja, dan penilaian atas kinerja selama bekerja. Dokumen ini biasa disebut juga “paklaring” dalam percakapan sehari-hari, meski istilah paklaring lebih sering merujuk pada surat keterangan pengalaman kerja secara umum, sementara surat referensi lebih menekankan rekomendasi atau penilaian.
Surat ini penting karena menjadi bukti pengalaman kerja yang biasanya diminta perusahaan baru saat proses rekrutmen, dan kadang juga diperlukan untuk mengurus klaim BPJS Ketenagakerjaan atau kartu pra-kerja.
Isi surat referensi kerja biasanya mencakup nama lengkap pekerja, jabatan yang pernah diemban, tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja, deskripsi singkat tanggung jawab pekerjaan, serta penilaian umum atas etos kerja dan kinerja. Sebagian perusahaan menambahkan alasan berakhirnya hubungan kerja, misalnya “mengundurkan diri” atau “kontrak berakhir”, meski hal ini tidak selalu wajib dicantumkan kecuali diminta khusus oleh pekerja.
Dasar Hukum
Kewajiban memberikan surat keterangan kerja saat hubungan kerja berakhir sebenarnya sudah ada sejak lama dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) buku ketiga tentang perikatan, yang mengatur hubungan majikan dan buruh sebelum UU Ketenagakerjaan modern lahir. Ketentuan ini mewajibkan pengusaha memberikan surat keterangan yang jujur, memuat sifat pekerjaan dan lamanya hubungan kerja, atas permintaan pekerja.
Meski UU Ketenagakerjaan modern tidak lagi mengulang ketentuan ini secara eksplisit, praktik pemberian surat referensi atau paklaring tetap menjadi kebiasaan yang berlaku umum di dunia kerja Indonesia, dan banyak perusahaan mencantumkannya sebagai bagian dari prosedur standar saat pekerja resign atau di-PHK.
Syarat dan Prosedur
Untuk mendapatkan surat referensi kerja, pekerja umumnya perlu:
- Mengajukan permintaan tertulis kepada bagian sumber daya manusia, baik saat mengundurkan diri maupun setelah proses PHK selesai.
- Menyelesaikan kewajiban administratif seperti pengembalian aset perusahaan (laptop, kartu akses, seragam) dan penyelesaian serah terima pekerjaan.
- Menunggu proses penerbitan yang biasanya memakan waktu beberapa hari hingga dua minggu, tergantung kebijakan internal perusahaan.
- Memeriksa isi surat sebelum digunakan, memastikan data seperti tanggal mulai dan berakhir kerja, jabatan terakhir, dan alasan berakhirnya hubungan kerja sudah sesuai fakta.
Perusahaan yang menahan surat referensi tanpa alasan jelas, misalnya sebagai bentuk tekanan karena ada sengketa lain dengan pekerja, berpotensi melanggar kebiasaan hukum yang berlaku dan bisa dilaporkan ke dinas ketenagakerjaan.
Perbedaan dengan Surat Pengangkatan
Surat referensi kerja dan surat pengangkatan sering tertukar padahal fungsinya berbeda. Surat pengangkatan diterbitkan di awal hubungan kerja untuk menetapkan status pekerja sebagai karyawan tetap, sedangkan surat referensi kerja diterbitkan di akhir hubungan kerja sebagai bukti riwayat dan penilaian kinerja. Surat pengangkatan bersifat menetapkan status ke depan, sementara surat referensi bersifat mendokumentasikan apa yang sudah terjadi ke belakang.
Ilustrasi
Bimo bekerja tiga tahun di sebuah perusahaan distribusi sebelum mengundurkan diri untuk pindah kerja. Ia mengajukan permintaan surat referensi secara tertulis ke bagian HR, menyelesaikan serah terima pekerjaan, dan dua minggu kemudian menerima surat yang mencantumkan jabatan terakhirnya sebagai supervisor gudang, masa kerja tiga tahun, dan catatan bahwa ia menyelesaikan tugas dengan baik. Surat ini kemudian dipakai Bimo sebagai lampiran lamaran kerja di perusahaan baru.
Kasus berbeda dialami Wulan, yang di-PHK karena perusahaannya melakukan efisiensi. Perusahaan sempat menunda-nunda penerbitan surat referensi dengan alasan administrasi belum selesai. Setelah Wulan melapor ke dinas ketenagakerjaan setempat dan difasilitasi mediasi, perusahaan akhirnya menerbitkan surat tersebut dalam waktu seminggu.
Kesalahpahaman Umum
Banyak pekerja mengira surat referensi kerja harus selalu berisi pujian, padahal fungsinya adalah memberi keterangan yang jujur dan objektif, bukan promosi berlebihan. Jika kinerja pekerja memang biasa saja, surat referensi yang jujur cukup mencantumkan fakta masa kerja dan jabatan tanpa perlu melebih-lebihkan.
Kesalahpahaman lain adalah menganggap perusahaan berhak menolak memberikan surat ini sepenuhnya, misalnya karena pekerja di-PHK dengan alasan pelanggaran disiplin. Meski catatan pelanggaran boleh disebutkan secara faktual jika relevan, pekerja tetap berhak mendapatkan surat keterangan kerja yang mencantumkan data dasar seperti masa kerja dan jabatan, karena data ini sering diperlukan untuk keperluan administratif lain seperti pencairan BPJS Ketenagakerjaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah surat referensi kerja wajib diberikan meski pekerja di-PHK karena kesalahan? Pada dasarnya iya, karena fungsi utamanya adalah bukti riwayat kerja, meski isinya boleh mencantumkan fakta terkait alasan pengakhiran hubungan kerja secara objektif.
Berapa lama proses pembuatan surat referensi kerja? Tidak ada batas waktu baku dalam undang-undang, tetapi umumnya perusahaan menerbitkannya dalam beberapa hari hingga dua minggu sejak permintaan diajukan.
Apakah surat referensi kerja bisa diminta bertahun-tahun setelah resign? Bisa saja diajukan, tetapi semakin lama jaraknya, semakin besar kemungkinan perusahaan kesulitan menelusuri data lama, terutama jika terjadi pergantian sistem administrasi atau kepegawaian.
Apa yang harus dilakukan jika perusahaan menolak memberikan surat referensi? Pekerja bisa mengirim permintaan tertulis resmi terlebih dahulu, dan jika tetap ditolak tanpa alasan jelas, melapor ke dinas ketenagakerjaan setempat untuk mendapat fasilitasi penyelesaian.
Apakah surat referensi kerja berbeda dari surat pengalaman kerja? Pada praktiknya kedua istilah ini sering dipakai untuk hal yang sama. Perbedaannya hanya soal penekanan: surat pengalaman kerja lebih fokus mencantumkan riwayat jabatan dan masa kerja, sedangkan surat referensi cenderung menambahkan penilaian atau rekomendasi dari atasan.
Bisakah surat referensi kerja dibuat dalam bahasa Inggris? Bisa, terutama jika pekerja hendak melamar ke perusahaan multinasional atau bekerja di luar negeri. Pekerja tinggal mengajukan permintaan versi bahasa Inggris kepada bagian sumber daya manusia, dan perusahaan umumnya akan menerbitkannya jika format tersebut sudah tersedia secara standar.