Definisi
Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan (WLKP) adalah kewajiban setiap pengusaha atau pengurus perusahaan untuk melaporkan data ketenagakerjaan secara tertulis kepada Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Kewajiban ini diatur dalam UU No. 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan, dan berlaku bagi setiap perusahaan tanpa memandang skala usahanya, baik perusahaan besar maupun usaha kecil yang sudah mempekerjakan orang lain.
Laporan wajib disampaikan dalam jangka waktu 30 hari setelah mendirikan perusahaan, dan selanjutnya wajib diperbarui setiap tahun selama perusahaan masih beroperasi. Laporan juga wajib disampaikan setiap kali terjadi perubahan pada status perusahaan, seperti penghentian sementara kegiatan, menjalankan kembali usaha yang sempat berhenti, pemindahan lokasi, atau pembubaran perusahaan.
Data yang dilaporkan meliputi identitas perusahaan, hubungan ketenagakerjaan yang berlaku, perlindungan tenaga kerja yang diberikan, dan kesempatan kerja yang tersedia. Saat ini pelaporan WLKP dilakukan secara daring melalui sistem Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan Online (WLKP Online) yang dikelola Kementerian Ketenagakerjaan, sehingga pengusaha tidak perlu lagi datang langsung ke kantor dinas ketenagakerjaan untuk melapor.
Dasar Hukum
Kewajiban ini diatur dalam UU No. 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan. Pasal 6 ayat (1) undang-undang ini mewajibkan pengusaha atau pengurus perusahaan melaporkan secara tertulis setiap kali mendirikan, menghentikan, menjalankan kembali, memindahkan, atau membubarkan perusahaan kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk, dalam jangka waktu paling lambat 30 hari sejak peristiwa tersebut terjadi.
Pasal 7 undang-undang yang sama menambahkan kewajiban pelaporan rutin, yakni laporan tertulis mengenai keadaan ketenagakerjaan di perusahaan yang harus disampaikan paling lambat 30 hari setelah perusahaan berdiri, dan diperbarui setiap tahun selanjutnya. Kewajiban ini bersifat administratif namun menjadi salah satu instrumen utama pemerintah untuk memetakan kondisi ketenagakerjaan nasional, sehingga kepatuhan terhadapnya juga sering menjadi syarat dalam pengurusan perizinan usaha lainnya.
Syarat dan Prosedur
Pengusaha yang baru mendirikan perusahaan wajib mendaftarkan diri dan melengkapi data melalui sistem WLKP Online, dengan melampirkan dokumen legalitas perusahaan seperti akta pendirian, nomor induk berusaha, dan data lokasi usaha. Setelah akun terverifikasi, pengusaha mengisi data ketenagakerjaan yang diminta, mencakup jumlah pekerja, status hubungan kerja masing-masing pekerja, program jaminan sosial yang diikutkan, serta kondisi keselamatan dan kesehatan kerja di tempat usaha.
Laporan awal harus disampaikan dalam waktu 30 hari sejak perusahaan mulai beroperasi, dan pengusaha wajib memperbarui data tersebut setiap tahun, atau segera setelah terjadi perubahan signifikan seperti penambahan jumlah pekerja, perubahan alamat, atau perubahan status usaha. Sistem daring ini memungkinkan pengusaha memantau riwayat pelaporannya sendiri dan mengunduh bukti lapor sebagai referensi jika sewaktu-waktu diminta instansi terkait.
Sanksi
Pengusaha yang tidak melaksanakan kewajiban WLKP dapat dikenakan sanksi pidana kurungan paling lama 3 bulan atau denda, sebagaimana diatur dalam undang-undang yang mengatur kewajiban ini. Selain sanksi pidana, dalam praktiknya kelalaian melapor juga berdampak administratif, misalnya kesulitan mengurus perizinan lanjutan yang mensyaratkan bukti kepatuhan WLKP, termasuk perizinan mempekerjakan tenaga kerja asing dan sertifikat kepesertaan program jaminan sosial ketenagakerjaan.
Dalam praktiknya, pengawas ketenagakerjaan biasanya lebih dahulu memberikan teguran tertulis dan kesempatan memperbaiki kelalaian sebelum menempuh jalur sanksi yang lebih berat, kecuali pada kasus pelanggaran berulang atau perusahaan yang sengaja tidak pernah melapor sejak awal berdiri.
Yang perlu dipahami pengusaha, sanksi WLKP bukan sekadar denda administratif yang bisa diabaikan begitu saja. Riwayat kepatuhan pelaporan sering menjadi salah satu bahan pertimbangan saat instansi ketenagakerjaan melakukan pemeriksaan rutin atau menindaklanjuti pengaduan pekerja, sehingga perusahaan yang datanya tidak pernah diperbarui akan lebih sulit menunjukkan bahwa praktik ketenagakerjaannya berjalan sesuai aturan.
Perbedaan dengan Pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan
WLKP kerap tertukar dengan pendaftaran kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, padahal keduanya adalah kewajiban yang berbeda meski saling berkaitan. WLKP adalah laporan data ketenagakerjaan secara umum yang disampaikan ke Kementerian Ketenagakerjaan, sedangkan pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan adalah kewajiban mendaftarkan pekerja ke program jaminan sosial ketenagakerjaan yang dikelola BPJS Ketenagakerjaan.
Meski berbeda instansi tujuan, data kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan biasanya menjadi salah satu isian yang diminta dalam formulir WLKP Online, sehingga pengusaha perlu memastikan kedua kewajiban ini sama-sama terpenuhi dan datanya konsisten satu sama lain. Perusahaan yang sudah mendaftarkan pekerjanya ke BPJS Ketenagakerjaan tetap wajib melaksanakan WLKP secara terpisah, karena keduanya diatur oleh dasar hukum yang berbeda dan tidak saling menggantikan.
Ke Mana Harus Mengurus
Pelaporan WLKP dilakukan secara daring melalui sistem yang dikelola Kementerian Ketenagakerjaan, dan dapat diakses dari mana saja tanpa perlu datang langsung ke kantor pemerintahan. Namun, jika pengusaha mengalami kendala teknis atau membutuhkan konsultasi lebih lanjut mengenai data yang perlu dilaporkan, ia dapat mendatangi dinas yang membidangi ketenagakerjaan di kabupaten atau kota tempat perusahaan berdomisili untuk mendapatkan pendampingan langsung.
Sebagian pemerintah daerah juga menyediakan layanan terpadu satu pintu yang mengintegrasikan pengurusan WLKP dengan perizinan usaha lainnya, sehingga pengusaha yang baru mendirikan usaha bisa sekaligus mengurus WLKP saat memproses izin usaha di loket yang sama.
Ilustrasi
Sebuah perusahaan manufaktur di Cikarang yang baru berdiri wajib melaporkan data ketenagakerjaan melalui WLKP Online dalam waktu 30 hari sejak perusahaan mulai beroperasi. Data yang dilaporkan mencakup jumlah pekerja, status hubungan kerja masing-masing yang terbagi antara PKWT dan PKWTT, program jaminan sosial yang diikuti, serta kondisi keselamatan dan kesehatan kerja di lingkungan pabrik.
Setiap tahun, perusahaan tersebut wajib memperbarui laporan ini sesuai kondisi terbaru jumlah dan status pekerjanya. Pada tahun kedua beroperasi, perusahaan sempat lupa memperbarui laporannya karena pergantian staf HRD, sehingga saat mengajukan perpanjangan izin mempekerjakan tenaga kerja asing, permohonannya tertunda karena bukti lapor WLKP dianggap sudah kedaluwarsa. Perusahaan akhirnya harus segera memperbarui laporan tersebut sebelum proses perizinan lanjutan bisa diproses.