Definisi
Peraturan Perusahaan (PP) adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan. Berdasarkan Pasal 108 Ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003, setiap pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang pekerja wajib membuat peraturan perusahaan yang disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk sebelum bisa berlaku secara resmi di lingkungan perusahaan tersebut.
Peraturan perusahaan minimal memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya. Masa berlaku peraturan perusahaan paling lama 2 tahun dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya, sehingga tidak bisa dibiarkan kedaluwarsa begitu saja tanpa pembaruan. Materi peraturan perusahaan juga tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga fungsinya lebih sebagai penjabaran teknis dari hak dan kewajiban yang sudah diatur undang-undang, bukan sebagai aturan yang bisa mengurangi hak pekerja secara sepihak.
Kewajiban membuat peraturan perusahaan tidak berlaku bagi perusahaan yang telah memiliki Perjanjian Kerja Bersama (PKB), karena fungsi keduanya pada dasarnya serupa sebagai pedoman hubungan kerja. Dalam penyusunannya, pengusaha wajib memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja atau serikat pekerja, meski keputusan akhir tetap berada di tangan pengusaha. Peraturan perusahaan yang sudah disahkan wajib diberitahukan dan disosialisasikan kepada seluruh pekerja agar mereka memahami hak dan kewajibannya.
Dasar Hukum
Kewajiban membuat peraturan perusahaan diatur dalam Pasal 108 Ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang menegaskan bahwa pengusaha dengan minimal 10 pekerja wajib membuat peraturan perusahaan yang disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pasal 111 Ayat (1) memerinci muatan minimal yang harus ada di dalamnya, yaitu hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya.
Pasal 111 Ayat (3) menambahkan batasan masa berlaku peraturan perusahaan, yaitu paling lama 2 tahun sejak disahkan, dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya agar tetap relevan dengan kondisi perusahaan dan ketentuan hukum yang berlaku. Proses pengesahan oleh pejabat berwenang ini penting karena tanpa pengesahan, peraturan perusahaan yang disusun pengusaha belum memiliki kekuatan hukum mengikat secara penuh.
Syarat dan Prosedur
Pengusaha yang wajib membuat peraturan perusahaan menyusun rancangan aturan yang memuat unsur-unsur minimal sesuai ketentuan, kemudian meminta saran dan pertimbangan dari serikat pekerja atau wakil pekerja jika belum ada serikat di perusahaan tersebut. Rancangan ini kemudian diajukan kepada dinas yang membidangi ketenagakerjaan untuk mendapatkan pengesahan, dengan melampirkan bukti bahwa proses konsultasi dengan wakil pekerja sudah dilakukan.
Setelah disahkan, peraturan perusahaan wajib disosialisasikan kepada seluruh pekerja, misalnya lewat pengumuman resmi, penyerahan salinan cetak, atau publikasi di kanal internal perusahaan. Menjelang masa berlakunya habis, pengusaha wajib mengajukan permohonan pembaruan sebelum tenggat waktu tersebut, agar tidak terjadi kekosongan aturan yang bisa menimbulkan ketidakpastian hukum bagi kedua belah pihak.
Konsekuensi Hukum
Perusahaan yang wajib membuat peraturan perusahaan namun tidak melaksanakannya berisiko dikenai sanksi administratif dari instansi pengawas ketenagakerjaan, mulai dari teguran tertulis hingga pembatasan kegiatan usaha tertentu. Selain sanksi formal, ketiadaan peraturan perusahaan yang sah juga membuat perusahaan lebih rentan kalah dalam perselisihan hubungan industrial, karena tidak memiliki dasar tertulis yang jelas untuk menjatuhkan sanksi kepada pekerja yang melanggar tata tertib.
Peraturan perusahaan yang isinya bertentangan dengan peraturan perundang-undangan juga tidak memiliki kekuatan hukum untuk bagian yang bertentangan tersebut, meski bagian lainnya tetap berlaku. Karena itu, pengusaha perlu berhati-hati agar seluruh ketentuan dalam peraturan perusahaannya, termasuk sanksi dan tata tertib, tidak melampaui atau mengurangi hak-hak minimum yang sudah dijamin undang-undang ketenagakerjaan.
Perbedaan dengan Perjanjian Kerja Bersama
Peraturan perusahaan dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB) sama-sama menjadi pedoman tertulis mengenai hak, kewajiban, dan tata tertib di perusahaan, namun proses pembentukannya berbeda secara mendasar. Peraturan perusahaan dibuat sepihak oleh pengusaha, meski wajib meminta saran dari wakil pekerja, sehingga keputusan akhirnya tetap di tangan pengusaha. PKB, sebaliknya, dibuat melalui perundingan dan kesepakatan bersama antara pengusaha dengan serikat pekerja, sehingga kedudukan pekerja dalam menentukan isinya jauh lebih kuat.
Karena kedudukannya yang lebih kuat itu, perusahaan yang sudah memiliki PKB tidak lagi diwajibkan membuat peraturan perusahaan, karena fungsi PKB dianggap sudah menggantikan dan melampaui fungsi peraturan perusahaan. Dalam praktiknya, banyak serikat pekerja mendorong perusahaan beralih dari peraturan perusahaan menjadi PKB justru karena alasan ini, agar pekerja memiliki posisi tawar yang lebih setara dalam menentukan aturan kerja mereka sendiri.
Ilustrasi
Sebuah perusahaan rintisan di Jakarta dengan 25 karyawan belum membuat peraturan perusahaan selama 3 tahun sejak beroperasi, karena pemiliknya menganggap kewajiban itu hanya berlaku untuk perusahaan besar. Setelah diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan menyusul laporan seorang mantan karyawan mengenai ketidakjelasan aturan cuti dan sanksi, perusahaan tersebut mendapat teguran tertulis dan diwajibkan membuat peraturan perusahaan dalam waktu 30 hari.
Perusahaan kemudian menyusun PP yang memuat jam kerja, hak cuti, tata tertib, dan sanksi pelanggaran, setelah lebih dulu meminta masukan dari perwakilan karyawan yang dibentuk khusus untuk proses tersebut. PP tersebut akhirnya disahkan oleh dinas ketenagakerjaan setempat dan berlaku selama 2 tahun, memberi kepastian aturan yang sebelumnya tidak dimiliki perusahaan maupun karyawannya.
Sejak insiden itu, perusahaan juga menjadikan pengingat masa berlaku PP sebagai agenda tahunan tim HRD, agar pembaruan berikutnya tidak lagi terlambat dan aturan kerja tetap punya dasar hukum yang sah setiap saat.