Surat Peringatan (SP)

Definisi

Surat peringatan atau SP adalah teguran tertulis dari pengusaha kepada pekerja karena melanggar ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Fungsinya pembinaan bertahap, bukan hukuman akhir: pekerja diberi tahu kesalahannya dan diberi kesempatan memperbaiki diri.

SP berbeda dari skorsing. Skorsing adalah penonaktifan sementara pekerja yang sedang dalam proses PHK, dan selama diskors pekerja tetap menerima upah. SP tidak menonaktifkan siapa pun dan tidak boleh dijadikan dasar memotong upah.

Dasar Hukum

Setelah UU Cipta Kerja, pengaturan surat peringatan dipindahkan ke peraturan pelaksana. Yang berlaku sekarang adalah PP No. 35 Tahun 2021. Pasal 52 peraturan itu menyatakan PHK karena pelanggaran perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama baru dapat dilakukan setelah pekerja menerima surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Sumber aturan yang dilanggar juga penting. Pelanggaran hanya bisa dinilai berdasarkan ketentuan tertulis. Perusahaan yang mempekerjakan sepuluh orang atau lebih wajib membuat peraturan perusahaan yang disahkan oleh instansi ketenagakerjaan. Tanpa dokumen semacam itu, dasar penilaian pelanggaran menjadi lemah.

Urutan dan Masa Berlaku

Ketiga jenis SP diterbitkan berurutan, dan masing-masing berlaku paling lama enam bulan, kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama menetapkan lain.

Konsekuensi masa berlaku ini sering diabaikan kedua pihak. Bila pekerja menerima SP pertama lalu tidak mengulangi pelanggaran sampai enam bulan berlalu, SP itu tidak lagi berlaku. Pelanggaran berikutnya kembali dihitung sebagai SP pertama, bukan SP kedua. Perusahaan tidak boleh menumpuk surat peringatan lama yang sudah kedaluwarsa untuk langsung melompat ke SP ketiga.

Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dapat menetapkan jenis pelanggaran tertentu yang langsung dikenai surat peringatan terakhir tanpa melalui tahap sebelumnya. Ketentuan itu sah sepanjang tertulis lebih dulu dan sudah diketahui pekerja, bukan diputuskan mendadak saat kasus terjadi.

Syarat Sahnya Surat Peringatan

Sebuah SP yang layak dipertahankan di forum penyelesaian perselisihan setidaknya memuat:

1. Identitas pekerja dan tanggal penerbitan.
2. Uraian perbuatan yang dianggap pelanggaran, lengkap dengan waktu kejadiannya.
3. Ketentuan mana dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang dilanggar.
4. Jenis surat peringatannya dan masa berlakunya.
5. Konsekuensi bila pelanggaran diulang.
6. Tanda tangan pejabat yang berwenang serta bukti penyerahan kepada pekerja.

Ada satu hal yang perlu diketahui pekerja: menandatangani SP berarti menyatakan telah menerima suratnya, bukan mengakui bersalah. Bila tidak setuju dengan isinya, pekerja dapat menandatangani sambil mencantumkan catatan keberatan, lalu menyusul dengan surat keberatan tersendiri. Menolak menandatangani sama sekali tidak membatalkan SP-nya, karena perusahaan dapat menyerahkannya dengan disaksikan pihak lain.

Akibat Hukum Setelah SP Ketiga

SP ketiga tidak otomatis mengakhiri hubungan kerja. Perusahaan tetap harus menempuh prosedur PHK yang berlaku: menyampaikan surat pemberitahuan PHK beserta alasannya, dan berunding secara bipartit bila pekerja menolak.

Bila PHK memang terjadi dengan alasan pelanggaran setelah SP berturut-turut, pekerja tetap menerima hak. PP No. 35 Tahun 2021 menetapkan uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan dasar, uang penghargaan masa kerja sebesar 1 kali ketentuan dasar, ditambah uang penggantian hak. Jadi anggapan bahwa pekerja yang di-PHK karena SP tidak menerima apa-apa keliru.

Langkah Pekerja yang Keberatan

1. Minta salinan SP dan salinan ketentuan yang disebut dilanggar.
2. Susun surat keberatan tertulis yang menguraikan versi kejadian menurut pekerja, lampirkan bukti seperti pesan, catatan kehadiran, atau keterangan rekan kerja.
3. Ajukan perundingan bipartit dengan atasan atau bagian personalia, dan minta hasilnya dituangkan dalam risalah.
4. Bila SP berlanjut menjadi PHK dan tidak ada kesepakatan, tempuh mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial melalui pencatatan ke dinas ketenagakerjaan dan mediasi.

Contoh Kasus

Seorang operator di perusahaan manufaktur di Tangerang menerima SP pertama pada Januari karena berulang kali terlambat masuk kerja. Pada Maret ia tidak masuk tiga hari tanpa keterangan dan menerima SP kedua. Karena kedua pelanggaran terjadi dalam rentang masa berlaku SP, urutannya sah.

Rekannya mengalami situasi berbeda. Ia menerima SP pertama pada Februari tahun lalu, lalu bekerja tanpa masalah selama lebih dari setahun. Ketika ia melanggar lagi, perusahaan menerbitkan SP kedua dengan merujuk surat lama tersebut. Ia mengajukan keberatan tertulis dengan alasan masa berlaku SP pertama sudah lewat enam bulan, sehingga pelanggaran barunya seharusnya dihitung sebagai SP pertama. Dalam perundingan bipartit, perusahaan menerima keberatan itu dan mengganti surat yang telanjur diterbitkan.