Definisi
Surat paklaring adalah surat keterangan resmi dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di sana, pada jabatan tertentu, dalam periode tertentu. Kata paklaring berasal dari bahasa Belanda verklaring yang berarti keterangan.
Sifatnya faktual. Paklaring tidak menilai bagus atau buruknya kinerja seseorang; ia hanya menerangkan fakta hubungan kerja yang pernah ada. Karena itu paklaring tetap dapat diminta oleh pekerja yang berhenti dalam keadaan apa pun, termasuk yang mengundurkan diri maupun yang terkena PHK.
Dasar Hukum
Istilah “paklaring” sendiri tidak ada dalam UU Ketenagakerjaan. Dasar yang paling sering dirujuk adalah ketentuan dalam KUHPerdata mengenai perjanjian kerja, yaitu Pasal 1602z, yang mewajibkan pemberi kerja memberikan surat keterangan pada saat hubungan kerja berakhir apabila diminta pekerja. Surat itu harus memuat keterangan yang sebenarnya tentang sifat pekerjaan dan lamanya hubungan kerja.
Di luar itu, kebutuhan paklaring diakui secara tidak langsung dalam aturan jaminan sosial. Permenaker No. 4 Tahun 2022 menempatkan bukti berhenti bekerja — antara lain surat keterangan pengalaman kerja — sebagai dokumen persyaratan klaim Jaminan Hari Tua.
Banyak perusahaan juga mengatur penerbitan paklaring dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, lengkap dengan tenggang waktu penerbitannya. Bila ada, ketentuan internal itulah yang paling mudah dijadikan pegangan pekerja.
Isi dan Bentuk Paklaring
Paklaring yang lengkap umumnya memuat:
- Kop surat resmi perusahaan dan nomor surat.
- Nama lengkap pekerja dan nomor identitasnya.
- Jabatan terakhir dan unit kerja.
- Tanggal mulai dan tanggal berakhirnya hubungan kerja.
- Pernyataan bahwa pekerja telah menyelesaikan kewajibannya terhadap perusahaan.
- Tanda tangan pejabat yang berwenang, biasanya pimpinan atau kepala bagian personalia, beserta stempel perusahaan.
Tanggal masuk dan tanggal keluar adalah bagian yang paling sering dipakai pihak ketiga untuk verifikasi, sehingga keduanya harus persis sama dengan data pada perjanjian kerja dan data kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. Selisih tanggal sering menjadi penyebab klaim JHT tertahan.
Kegunaan Paklaring
- Klaim Jaminan Hari Tua. Paklaring dipakai sebagai bukti bahwa hubungan kerja benar-benar sudah berakhir.
- Melamar pekerjaan baru. Menjadi bukti pengalaman kerja yang dapat diverifikasi calon pemberi kerja.
- Pengajuan kredit dan KPR. Bank memakainya untuk menelusuri riwayat penghasilan dan stabilitas pekerjaan.
- Persyaratan administrasi lain, seperti pendaftaran program pemerintah, pengurusan visa kerja, atau pendaftaran sertifikasi profesi.
Perbedaan Paklaring dan Surat Referensi Kerja
| Aspek | Paklaring | Surat keterangan kerja | Surat referensi kerja |
|---|---|---|---|
| Waktu penerbitan | Setelah hubungan kerja berakhir | Saat masih aktif bekerja | Setelah berhenti, atas permintaan |
| Isi | Fakta jabatan dan periode kerja | Fakta status kepegawaian yang sedang berjalan | Penilaian kinerja dan rekomendasi |
| Sifat | Netral dan faktual | Netral dan faktual | Subjektif, umumnya positif |
| Kegunaan utama | Klaim JHT, lamaran kerja, kredit | Pengajuan visa, kredit, keperluan administratif saat masih bekerja | Pendukung lamaran kerja |
Karena isinya berbeda, ketiganya tidak selalu bisa saling menggantikan. Bank atau BPJS Ketenagakerjaan biasanya meminta dokumen yang menerangkan periode kerja secara pasti, bukan surat rekomendasi.
Praktik Ketika Perusahaan Menolak Menerbitkan
Penolakan paling sering muncul karena pekerja dianggap belum menuntaskan serah terima, masih memegang aset perusahaan, atau berhenti tanpa prosedur. Alasan seperti itu wajar sebagai syarat administratif, tetapi paklaring tidak boleh dijadikan alat tekanan agar pekerja melepaskan hak normatifnya seperti sisa upah atau uang penggantian hak.
Langkah yang bisa ditempuh secara berjenjang: ajukan permintaan tertulis dan simpan tanda terimanya, tuntaskan kewajiban administratif yang memang tertunggak, minta perundingan bipartit, lalu adukan ke dinas ketenagakerjaan setempat bila tetap tidak diterbitkan.
Sebagai gambaran, seorang staf yang mengundurkan diri dari sebuah perusahaan di Surabaya membutuhkan paklaring untuk mencairkan JHT, tetapi perusahaan menahannya karena serah terima belum selesai. Setelah dipertemukan di dinas ketenagakerjaan, disepakati pekerja menyelesaikan serah terima dalam tujuh hari kerja dan perusahaan menerbitkan paklaring setelahnya. Sambil menunggu, ia menanyakan dokumen pengganti ke kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan agar proses klaimnya tidak berhenti sama sekali.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pekerja yang di-PHK tetap berhak atas paklaring? Berhak. Paklaring menerangkan fakta pernah bekerja, bukan penilaian atas cara berakhirnya hubungan kerja.
Karyawan kontrak apakah bisa meminta paklaring? Bisa. Yang menjadi dasar adalah berakhirnya hubungan kerja, bukan status PKWT atau PKWTT.
Bagaimana bila perusahaan tempat saya bekerja sudah tutup? Sampaikan kondisi itu ke kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan. Tersedia dokumen pengganti untuk peserta yang perusahaannya sudah tidak beroperasi.
Apakah paklaring bisa diminta bertahun-tahun setelah berhenti? Bisa diminta, meski praktiknya makin sulit karena pergantian pengurus dan arsip. Karena itu sebaiknya paklaring diurus sebelum hari terakhir bekerja, bersamaan dengan penyelesaian hak-hak lainnya.